Privatlivspolitik

Pr. 25. maj 2018 gælder der en ny persondataforordning. Vi skal som forening sikre os at vi overholder den gældende lovgivning. Vores Privatlivspolitik er udarbejdet med afsæt i Danmarks Idrætsforbunds foreningsvejledning, der kan findes på DIF.DK

I forbindelse med dit medlemskab af Holstebro Cykle Club behandler vi en række oplysninger om dig.

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 skal vi give dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine data. Vi har derfor udfærdiget denne privatlivspolitik, hvor du kan læse nærmere om behandlingen af dine data, når du er medlem af Holstebro Cykle Club.

Det er vigtigt for os at understrege, at vi alene behandler dine oplysninger til brug for dit medlemskab af Holstebro Cykle Club. Vi videresælger aldrig oplysninger om vores medlemmer til andre, ligesom vi ikke udleverer dine data til andre end beskrevet i denne privatlivspolitik

Holstebro Cykle Club er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Holstebro Cykle Club kan kontaktes her:

Holstebro Cykle Club
Snedronningen 2
7500 Holstebro
CVR-nr: 50349012
Telefon: 29 61 24 53
Mail: kasser85@gmail.com

Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere:
- Betalingsservice med henblik på betalingsformidling
- Journalister der dækker løb og arrangementer
- Avisartikler
- Bank
- Politiet når vi indhenter børneattester
- Rådgivere som advokater og revisorer m.v.
- Danmarks Cykle Union som er specialforbund under Danmarks Idrætsforbund (DIF) til varetagelse af cykelsportens interesser og udvikling

Personoplysningerne behandlet af Holstebro Cykle Club indhentes alene hos dig eller den værge, som har meldt dig ind.

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er et medlemskab af Holstebro Cykle Club Dine oplysninger behandles således for at kunne håndtere dig som medlem i Holstebro Cykle Club, hvilket omfatter:
- Orientering om Holstebro Cykle Clubs aktiviteter i klubben og eksempelvis i nyhedsbreve.
- Registrering af resultater  Løbsplanlægning og -afvikling
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne
- Opfyldelse af medlemsforpligtelser, herunder opkrævning og betaling af kontingent
- Afholdelse af sociale arrangementer og sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i både dagligdagen og under løb
- Administration af licenser
- Registrering og offentliggørelse af mesterskaber og andre præstationer på hjemmeside og Facebook
- Opbevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
- Oplysninger om forældrene til børn og unge under 18 år af hensyn til kontaktmuligheder
- Hvis du som frivillig indtræder i Holstebro Cykle Clubs bestyrelse, eller i et udvalg, vil dine kontaktinformationer i form af navn, mail, telefon og evt. billede blive delt på hjemmesiden, i kommunikationen til medlemmer, og andre steder, hvor det er relevant at oplyse, hvordan klubbens medlemmer kan kontakte dig  

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet de behandles for at kunne opfylde den kontrakt (aftale), der er mellem dig og klubben om et medlemskab af Holstebro Cykle Club. Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer til brug for indhentelse af børneattest følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, jf. børneattestloven § 2, stk. 1.

Vi behandler personoplysninger på:
- Medlemmer omfattende både børn og unge under 18 år og voksne. Som udgangspunkt behandler vi alene ”almindelige personoplysninger” i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse samt cykelrelevante oplysninger som eksempelvis cykelspeciale For det tilfælde, at du deltager i foreningens arbejde som frivillig, og i den forbindelse har med unge at gøre, er vi forpligtet til at indhente børneattest på dig. I sådant tilfælde vil vi også behandle dit CPR-nr. til brug for indhentelse af børneattesten, ligesom vi vil behandle den modtagne børneattest.

- Frivillige hjælpere uden medlemskab Vi behandler alene ”almindelige personoplysninger” i form af kontaktoplysninger som navn, e-mailadresse og telefonnummer

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe du er medlem hos os, og i op til 1 år efter din udmeldelse af praktiske og administrative hensyn. Såfremt vi måtte have et tilgodehavende hos dig, eller lovkrav om at opbevare længere, vil vi dog opbevare dine data, så længe det er relevant i forhold til disse regler/formål.

 Vi opbevarer dine personoplysninger på computere med begrænset adgang, ved kassereren og formanden. Vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores brugeroplysninger håndteres forsvarligt, og under stadig hensyntagen til dine rettigheder som bruger. Vi kan dog ikke garantere 100 procent sikkerhed ved dataoverførsler via internettet. Det betyder, at der kan være en risiko for, at andre uberettiget tiltvinger sig adgang til oplysninger, når data sendes og opbevares elektronisk. Du afgiver således dine personlige oplysninger på eget ansvar.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Ret til berigtigelse (rettelse) Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I ærlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
 
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i den måde, som vi behandler dine persondata på. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside, og vil også blive sendt ud til orientering til alle medlemmer.